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Es responsabilidad del contribuyente actualizar la información tributaria ante la DIAN

5 noviembre, 2019

Responsabilidad

La relación entre el contribuyente y la DIAN debe mantenerse vigente por lo que es responsabilidad de la persona natural o jurídica mantener informada a la entidad sobre los cambios de dirección, actividad económica y obligaciones fiscales nuevas o la terminación de algunas responsabilidades por dichos cambios.

 

Cabe resaltar que varias de estas actualizaciones ya pueden ser tramitadas por internet. Estos artículos del Estatuto Tributario (E.T) contextualizan al contribuyente más a fondo sobre las obligaciones e información exacta que debe entregar constantemente a la administración tributaria. 

 

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Artículo 612. Deber de informar la Dirección. Modificado por el artículo 50 de la Ley 49 de 1990.

Los obligados a declarar informarán su dirección y actividad económica en las declaraciones tributarias.
Cuando existiere cambio de dirección, el término para informarla será de tres (3) meses contados a partir del mismo, para lo cual se deberán utilizar los formatos especialmente diseñados para tal efecto por la Dirección General de Impuestos Nacionales.
Lo anterior se entiende sin perjuicio de la dirección para notificaciones a que hace referencia el artículo 563.

 

Artículo 613. Inscripción en el registro nacional de vendedores.

La responsabilidad del impuesto sobre las ventas, deberán inscribirse de conformidad con lo señalado en el artículo 507.
Quienes se acojan al régimen simplificado deberán informar según lo señalado en el artículo 508.

 

Artículo 614. Obligación de informar el cese de actividades.

Los responsables del impuesto sobre las ventas que cesen definitivamente en el desarrollo de actividades sujetas a dicho impuesto, deberán informar tal hecho, dentro de los treinta (30) días siguientes al mismo.
Recibida la información, la Administración de Impuestos procederá a cancelar la inscripción en el Registro Nacional de Vendedores (Hoy Registro Único Tributario), previa las verificaciones a que haya lugar.
Mientras el responsable no informe el cese de actividades, estará obligado a presentar la declaración del impuesto sobre las ventas.

 

Artículo 615. Obligación de expedir factura.

Para efectos tributarios, todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a éstas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente, y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales.
Para quienes utilicen máquinas registradoras, el documento equivalente será el tiquete expedido por ésta.

 

PARÁGRAFO. La boleta de ingreso a las salas de exhibición cinematográfica constituye el documento equivalente a la factura.

 

PARÁGRAFO 2. Quienes tengan la calidad de agentes de retención del impuesto sobre las ventas, deberán expedir un certificado bimestral que cumpla los requisitos de que trata el artículo 381 del Estatuto Tributario. A solicitud del beneficiario del pago, el agente de retención expedirá un certificado por cada retención efectuada, el cual deberá contener las mismas especificaciones del certificado bimestral.

En los demás aspectos se aplicarán las previsiones de los parágrafos 1o. y 2o. del artículo 381 del Estatuto Tributario.

 

Artículo 615-1. Obligaciones del agente retenedor en el impuesto sobre las ventas. Adicionado por el artículo 35 de la Ley 223 de 1995. 

Cuando el agente de retención en el Impuesto sobre las Ventas adquiera bienes o servicios gravados, deberá liquidar y retener el impuesto aplicando la tarifa de retención correspondiente, que en ningún caso podrá ser superior al 50% del impuesto liquidado, y expedir el certificado a que se refiere el parágrafo 2o. del artículo 615 del Estatuto Tributario.

 

Las entidades señaladas como agentes de retención del impuesto sobre las ventas, en el numeral 1 del artículo 437-2, deberán discriminar el valor del impuesto sobre las ventas retenido en el documento que ordene el reconocimiento del pago. Este documento reemplaza el certificado de retención del impuesto sobre las ventas.

 

El Gobierno señalará los conceptos y cuantías mínimas no sometidos a retención en la fuente por concepto del impuesto sobre las ventas.

 

Artículo 616. Libro fiscal de registro de operaciones. Modificado por el artículo 36 de la Ley 223 de 1995. 

Quienes comercialicen bienes o presten servicios gravados perteneciendo al régimen simplificado, deberán llevar el libro fiscal de registro de operaciones diarias por cada establecimiento, en el cual se identifique el contribuyente, esté debidamente foliado y se anoten diariamente en forma global o discriminada las operaciones realizadas. Al finalizar cada mes deberán, con base en las facturas que les hayan sido expedidas, totalizar el valor pagado en la adquisición de bienes y servicios, así como los ingresos obtenidos en desarrollo de su actividad.

 

Este libro fiscal deberá reposar en el establecimiento de comercio y la no presentación del mismo al momento que lo requiera la administración, o la constatación del atraso, dará lugar a la aplicación de las sanciones y procedimientos contemplados en el artículo 652, pudiéndose establecer tales hechos mediante el método señalado en el artículo 653.

 

Artículo 616-1. Factura o documento equivalente. Modificado por el artículo 308 de la Ley 1819 de 2016. 

La factura de venta o documento equivalente e expedirá, en las operaciones que se realicen con comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales.

 

Son sistemas de facturación, la factura de venta y los documentos equivalentes. La factura de talonario o de papel y la factura electrónica se consideran para todos los efectos como una factura de venta.

 

Los documentos equivalentes a la factura de venta, corresponden a aquellos que señale el Gobierno Nacional.

 

PARÁGRAFO 1°. Modificado por el artículo 16° de la Ley 1943 de 2018. Todas las facturas electrónicas para su reconocimiento tributario deberán ser validadas previo a su expedición, por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN o por un proveedor autorizado por ésta. 

 

La factura electrónica sólo se entenderá expedida cuando sea validada y entregada al adquirente.  

 

Sin perjuicio de lo anterior, cuando no pueda llevarse a cabo la validación previa de la factura electrónica, por razones tecnológicas atribuibles a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN o a un proveedor autorizado, el obligado a facturar está facultado para entregar al adquirente la factura electrónica sin validación previa. En estos casos, la factura se entenderá expedida con la entrega al adquirente y deberá ser enviada a la Dirección de Impuestos Y Aduanas Nacionales – DIAN o proveedor autorizado para su validación dentro de las 48 horas siguientes, contadas a partir del momento en que se solucionen los problemas tecnológicos. 

 

En todos los casos, la responsabilidad de la entrega de la factura electrónica para su validación y la entrega al adquirente una vez validada, corresponde al obligado a facturar. 

 

Los proveedores autorizados deberán transmitir a la Administración Tributaria las facturas electrónicas que validen. 

 

La validación de las facturas electrónicas de que trata este parágrafo no excluye las amplias facultades de fiscalización y control de la Administración Tributaria.

 

PARÁGRAFO 2. Modificado por el artículo 16° de la Ley 1943 de 2018. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN podrá reglamentar la factura de venta y los documentos equivalentes, indicando los requisitos el artículo 617 de este Estatuto que deban aplicarse para cada sistema de facturación, o adicionando los que considere pertinentes, así como señalar el sistema de facturación que deban adoptar los obligados a expedir factura de venta o documento equivalente. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN podrá establecer las condiciones, los términos y los mecanismos técnicos y tecnológicos para la generación, numeración, validación, expedición, entrega al adquiriente y la transmisión de la factura o documento equivalente, así como la información a suministrar relacionada con las especificaciones técnicas y el acceso al software que se implemente, la información que el mismo contenga y genere y la interacción de los sistemas de facturación con los inventarios, los sistemas de pago, el impuesto sobre las ventas -IVA, el impuesto nacional al consumo, la retención en la fuente que se haya practicado y en general con la contabilidad y la información tributaria que legalmente sea exigida.

 

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN deberá adecuar su estructura, para garantizar la administración y control de la factura electrónica, así como para definir las competencias y funciones en el nivel central y seccional, para el funcionamiento de la misma.

 

PARÁGRAFO 3. El Gobierno Nacional podrá reglamentar los procedimientos, condiciones y requisitos para la habilitación de los proveedores autorizados para validar y transmitir factura.

 

PARÁGRAFO 4. Adicionado por el artículo 16° de la Ley 1943 de 2018. Los documentos equivalentes generados por máquinas registradoras con sistema POS no otorgan derecho a impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, ni a costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios para el adquirente. No obstante, los adquirientes podrán solicitar al obligado a facturar, factura de venta, cuando en virtud de su actividad económica tengan derecho a solicitar impuestos descontables, costos y deducciones.

 

PARÁGRAFO 5. Adicionado por el artículo 16° de la Ley 1943 de 2018. La plataforma de factura electrónica de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN incluirá el registro de las facturas electrónicas consideradas como título valor que circulen en el territorio nacional y permitirá su consulta y trazabilidad.

 

Las entidades autorizadas para realizar actividades de factoraje tendrán que desarrollar y adaptar sus sistemas tecnológicos a aquellos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN. El Gobierno Nacional reglamentará la circulación de las facturas electrónicas.

 

PARÁGRAFO 6. El sistema de facturación electrónica es aplicable a las operaciones de compra y venta de bienes y de servicios. Este sistema también es aplicable a otras operaciones tales como los pagos de nómina, las exportaciones, importaciones y los pagos a favor de no responsables del impuesto sobre las ventas -IVA.

 

PARÁGRAFO TRANSITORIO PRIMERO. Adicionado por el artículo 16° de la Ley 1943 de 2018.  Los requisitos, condiciones y procedimientos establecidos en el presente artículo, serán reglamentados por el Gobierno nacional; entre tanto aplicaran las disposiciones que regulan la materia antes de la entrada en vigencia de la presente ley. Las facturas expedidas de conformidad con los artículos 1.6.1.4. 1.1 al 1.6.1.4.1.21. del Decreto 1625 de 2016 mantienen su condición de documentos equivalentes. A partir del 1 de enero de 2020, se requerirá́ factura electrónica para la procedencia de impuestos descontables, y costos o gastos deducibles, de conformidad con la siguiente tabla:

 

 

Año

Porcentaje máximo que podrá soportarse sin factura

2020

30%

2021

20%

2022

10%

 

PARÁGRAFO TRANSITORIO SEGUNDO. Modificado por el artículo 16° de la Ley 1943 de 2018. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN establecerá el calendario y los sujetos obligados a facturar que deben iniciar la implementación de la factura electrónica durante el año 2019, así como los requisitos técnicos de la factura electrónica para su aplicación específica en los casos de venta de bienes y servicios, pago de nómina, importaciones y exportaciones, pagos al exterior, operaciones de factoraje, entre otras.

 

PARÁGRAFO TRANSITORIO TERCERO. Modificado por el artículo 16° de la Ley 1943 de 2018. Desde el primero de enero de 2019 y hasta el 30 de junio de 2019, quienes estando obligados a expedir factura electrónica incumplan 1 con dicha obligación, no serán sujeto de las sanciones correspondientes previstas en el Estatuto Tributario, siempre y cuando cumplan con las siguientes condiciones:

 

1. Expedir factura y/o documentos equivalentes y/o sustitutivos vigentes, por los métodos tradicionales diferentes al electrónico.

 

2. Demostrar que la razón por la cual no emitieron facturación electrónica obedece a:

 

3. i) impedimento tecnológico; o ii) por razones de inconveniencia comercial justificada.

 

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN podrá́ establecer los requisitos para que las anteriores condiciones se entiendan cumplidas.

 

Artículo 616-2. Casos en los cuales no se requiere la expedición de factura.

No se requerirá la expedición de factura en las operaciones realizadas por bancos, corporaciones financieras, corporaciones de ahorro y vivienda y las compañías de financiamiento comercial. Tampoco existirá esta responsabilidad en las ventas efectuadas por los responsables del régimen simplificado y cuando se trate de enajenación de bienes producto de la actividad agrícola o ganadera por parte de personas naturales, cuando la cuantía de esta operación sea inferior a $5.000.000 y en los demás casos que se señale el Gobierno Nacional.  

 

Artículo 616-3. Adicionado por el artículo 39 de la Ley 223 de 1995.

Las empresas que elaboren facturas sin el cumplimiento de los requisitos previstos en las normas o cuando se presten para expedir facturas con numeración repetida para un mismo contribuyente o responsable, serán sancionadas con la clausura por un día del establecimiento o sitio donde ejerzan la actividad.


Una vez aplicada la sanción de clausura, en caso de incurrir nuevamente dentro de los 2 años siguientes en cualquiera de los hechos sancionables con esta medida, la sanción a aplicar será la clausura por diez (10) días calendario y una multa equivalente a la establecida en la forma prevista en el artículo 655.


Cuando el lugar clausurado fuere adicionalmente casa de habitación, se permitirá el acceso de las personas que lo habitan, pero en él no podrán efectuarse operaciones mercantiles o el desarrollo de la actividad u oficio, por el tiempo que dura la sanción y en todo caso, se impondrán los sellos correspondientes.



La sanción a que se refiere el presente artículo, se impondrá mediante resolución, previo traslado de cargos a la persona o entidad infractora, quien tendrá un término de diez (10) días para responder. Contra esta providencia procede el recurso previsto en el artículo 735 del Estatuto Tributario


La sanción se hará efectiva dentro de los diez (10) días siguientes al agotamiento de la vía gubernativa.

 

Artículo 616-4. Proveedores autorizados, obligaciones e infracciones. Modificado por el artículo 17° de la Ley 1943 de 2018.

Será proveedor tecnológico, la persona jurídica habilitada para generar, entregar y/o transmitir la factura electrónica que cumpla con las, condiciones y requisitos que señale el Gobierno nacional. La Administración Tributaria, mediante resolución motivada, habilitará como proveedor tecnológico a quienes cumplan las condiciones y requisitos que sean establecidos.

 

Son Obligaciones e infracciones de los proveedores tecnológicos las siguientes:

1. Los proveedores tecnológicos, deberán cumplir las siguientes obligaciones:

2. Generar y entregar facturas electrónicas atendiendo los términos, requisitos y características exigidos.

3. Transmitir para validación a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN o a un proveedor autorizado por ésta, las facturas electrónicas generadas, atendiendo los términos, requisitos y características exigidos.

4. Cumplir las condiciones y niveles de servicio que para el efecto señale la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.

5. Garantizar y atender las disposiciones jurídicas relacionadas con la confidencialidad, integridad y reserva de la información.

6. Mantener durante la vigencia de la habilitación, las condiciones y requisitos exigidos para ser proveedor tecnológico.

7. Abstenerse de utilizar maniobras fraudulentas o engañosas en las operaciones que realice, relacionadas con la factura electrónica que resulten en operaciones inexistentes, inexactas, simuladas, ficticias y cualquier otra figura que pueda utilizarse como instrumento de evasión, elusión o aminoración de la carga tributaria.

8. Prestar a sus clientes el soporte técnico y funcional relacionado con la implementación y expedición de la factura electrónica de manera oportuna y adecuada, conforme con las condiciones y niveles de servicio que para el efecto señale la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.

9. Garantizar la disponibilidad de los servicios de infraestructura tecnológica que soportan la operación como proveedor tecnológico.

10. Garantizar la fácil interoperabilidad con otros proveedores tecnológicos y obligados a facturar electrónicamente, de acuerdo con lo señalado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.

11. Los proveedores tecnológicos, incurrirán en infracción tributaria cuando realicen cualquiera de las siguientes conductas:

12. No transmitir a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN las facturas generadas y entregadas, ya sean propias o de sus clientes.

13. Generar y entregar facturas electrónicas sin el cumplimiento de los términos, requisitos y mecanismos técnicos e informáticos exigidos.

14. Incumplir las condiciones y niveles de servicio que para el efecto señale la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.

15. Transmitir para validación a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, o a un proveedor autorizado por ésta las facturas electrónicas generadas sin el cumplimiento de los términos, requisitos y mecanismos técnicos e informáticos exigidos.

16. Violar las disposiciones jurídicas relacionadas con la confidencialidad y reserva de la información.

17. Haber obtenido la habilitación como proveedor tecnológico, mediante la utilización de medios y soportes fraudulentos.

18. No mantener durante la vigencia de la habilitación alguna de las condiciones y requisitos exigidos para ser proveedor autorizado.

19. Utilizar maniobras fraudulentas o engañosas en la generación, entrega y/o transmisión de la factura electrónica, que resulten en operaciones inexistentes, inexactas, simuladas, ficticias, las cuales sirvan como instrumento de evasión y minoración de la carga tributaria.

20. No prestar a sus clientes el soporte técnico y funcional relacionado con la implementación y expedición de la factura electrónica de manera oportuna y adecuada, conforme con las condiciones y niveles de servicio que para el efecto señale la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.

21. No garantizar la fácil interoperabilidad con otros proveedores tecnológicos y obligados a facturar electrónicamente, de acuerdo con lo señalado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.

 

Artículo 617. Requisitos de la factura de venta. Modificado por el artículo 40 de la Ley 223 de 1995. 

Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos:

1. Estar denominada expresamente como factura de venta.

2. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.

3. Modificado por el artículo 64 de la Ley 788 de 2002. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.

4. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.

5. Fecha de su expedición.

6. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

7. Valor total de la operación.

8. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.

9. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

10. Inexequible

 

Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y h), deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoría.

 

PARÁGRAFO. En el caso de las Empresas que venden tiquetes de transporte no será obligatorio entregar el original de la factura. Al efecto, será suficiente entregar copia de la misma.

 

PARÁGRAFO 2.  Adicionado por el artículo 45 de la Ley 962 de 2005. Para el caso de facturación por máquinas registradoras será admisible la utilización de numeración diaria o periódica, siempre y cuando corresponda a un sistema consecutivo que permita individualizar y distinguir de manera inequívoca cada operación facturada, ya sea mediante prefijos numéricos, alfabéticos o alfanuméricos o mecanismos similares.

 

Artículo 618. Obligación de exigir factura o documento equivalente. Subrogado por el artículo 76 de la Ley 488 de 1998.

A partir de la vigencia de la presente ley los adquirentes de bienes corporales muebles o servicios están obligados a exigir las facturas o documentos equivalentes que establezcan las normas legales, al igual que a exhibirlos cuando los funcionarios de la administración tributaria debidamente comisionados para el efecto así lo exijan.

 

Artículo 618-1. Creación del premio fiscal. Adicionado por el artículo 36 de la Ley 49 de 1990. 

Establécese el Premio Fiscal mediante el cual la Administración Tributaria podrá realizar rifas, sorteos o concursos. Para tal efecto, se concursará con las facturas de compra o documento equivalente, con el lleno de los requisitos legales, que deberán ser enviadas por los consumidores, para participar en tales eventos.

El valor global de los premios se establecerá en el Presupuesto Nacional.

El Ministerio de Comunicaciones y el Instituto Nacional de Radio y Televisión, ceden gratuitamente los espacios de televisión necesarios para la debida promoción del Premio Fiscal, así como para la realización de los sorteos que implique el mismo, en las cadenas de cubrimiento nacional y en horarios de mayor sintonía. Los premios obtenidos en las rifas, sorteos o concursos realizados en virtud del Premio Fiscal, no constituyen renta ni ganancia ocasional.

 

PARÁGRAFO TRANSITORIO. Inexequible. 

 

Artículo 618-2. Obligaciones que deben cumplir las personas o entidades que elaboren facturas o documentos equivalentes. Adicionado por el artículo 41 de la Ley 223 de 1995. 

Las personas o entidades que elaboren facturas o documentos equivalentes, deberán cumplir las siguientes funciones:

1. Elaborar las facturas o documentos equivalentes con los requisitos señalados en el Estatuto Tributario y con las características que prescriba la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

2. Llevar un registro de las personas o entidades que hayan solicitado la elaboración de facturas, con su identificación, dirección, número de facturas elaboradas para cada cliente y numeración respectiva.

3. Abstenerse de elaborar facturación en relación con un determinado cliente a quien se le haya elaborado por parte de dicha empresa la misma numeración.

4. Expedir factura por la prestación del servicio, la cual, además de cumplir con los requisitos establecidos en el artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá tener la constancia del primero y último número consecutivo de dichos documentos, que haya elaborado al adquirente del servicio.

 

Artículo 618-3. Plazo para empezar a aplicar el sistema de facturación. Adicionado por el artículo 42 de la Ley 223 de 1995. 

Los nuevos requisitos establecidos en los artículos anteriores deberán cumplirse para la facturación expedida a partir del primero de Julio de 1996.

 

Artículo 619. En la correspondencia, facturas y demás documentos se debe informar el NIT.

En los membretes de la correspondencia, facturas, recibos y demás documentos de toda empresa y de toda persona natural o entidad de cualquier naturaleza, que reciba pagos en razón de su objeto, actividad o profesión, deberá imprimirse o indicarse, junto con el nombre del empresario o profesional, el correspondiente número de identificación tributaria.

 

Artículo 620. Obligación de fundamentarse en la declaración de renta.

Inciso 1° derogado por el artículo 2 de la Ley 1555 de 2012.
Para medir la capacidad económica de los contratistas, las entidades públicas tendrán en cuenta, entre otros factores, los informes que aparezcan en la declaración de renta y complementarios correspondiente al último período gravable, cuando dichos contratistas fueren sujetos del impuesto.

 

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Artículo 621. Identificación tributaria en préstamos.

Las entidades que reciban dinero a título de mutuo o a cualquier otro que genere intereses o rendimientos para el acreedor o para un tercero, deberán exigir al beneficiario, en el momento de celebrar el contrato, su identificación tributaria y dejar constancia de ello.

 

 

 

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