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Conceptos básicos en la implementación de la facturación electrónica

8 noviembre, 2019

facturación

Anteriormente, la facturación constaba de un documento mercantil en el que se incluían los datos del vendedor, la razón social, NIT de identificación, datos del cliente, número de factura, fecha en la que se realizó la compra o se vendió el servicio, la descripción de la operación y por último se indicaba si esta llevaba IVA o si estaba exenta.

 

Desde que la DIAN anunció la implementación de la facturación electrónica en Colombia, los grandes contribuyentes iniciaron la tarea de solicitar apoyo de la entidad para el manejo de proveedores tecnológicos que facilitan el proceso y, además, optimizará tiempo y recursos para las empresas.

 

La facturación electrónica no solo ha sido un gran avance para Colombia en materia tecnológica sino también ha sido una novedosa forma de cumplir con las obligaciones tributarias. Los contribuyentes que tienen la responsabilidad de expedir factura serán los más beneficiados, pues gracias al software podrán soportarse ventas, ganancias, transacciones y presentar a la DIAN de manera organizada, todos los trámites comerciales realizados.

 

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Quienes inicien con la implementación de este sistema deberán tener en cuenta varios factores entre ellos los conceptos técnicos que se utilizan, es decir, la manera correcta de manejar el programa y los significados de cada función.

 

A continuación #TeContamos los criterios que deben estar presentes en los empresarios y contribuyentes que empiecen a manejar la facturación electrónica en su día a día.

 

Catálogo de participantes: Este catálogo puede ser consultado en la página web de la DIAN, allí se aloja la información de los sujetos que participan en el ciclo de generación, trasmisión, validación, expedición, recepción, procesamiento y demás trámites relacionados con la facturación electrónica.

 

Código QR o Código de respuesta rápida: El código QR es una herramienta esencial en las consultas de la facturación electrónica y permite almacenar información en una matriz de puntos. Este código consta de barras bidimensionales cuadradas de color blanco y negro.

 

XML: Siempre que se hable del XML es referente al lenguaje en el que se encuentran escritas las facturas electrónicas. Es un estándar internacionalmente conocido y permite una utilización efectiva en Internet para sus diferentes terminales.

 

Código único de documentos electrónicos (Cude): Este código hace parte de uno de los requisitos de las notas débito, crédito y demás documentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta. Está constituido por un valor alfanumérico que permite identificar el documento.

 

Código único de factura electrónica (Cufe): Está construido por un valor alfanumérico que identifica de manera inequívoca cada factura electrónica de venta, además queda incluido en los demás documentos electrónicos que se deriven de la misma y corresponde a uno de los requisitos de la factura de venta.

 

Firma electrónica: En definición es el concepto jurídico, pero de manera electrónica al de la firma manuscrita. Esta firma la da la persona que acepta el contenido de un mensaje electrónico a través de cualquier medio electrónico válido y es la utilizada para marcar declaraciones tributarias.

 

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Firma digital: De acuerdo con la DIAN, este “es un mecanismo criptográfico que le permite al receptor de un mensaje firmado digitalmente identificar a la entidad originadora de dicho mensaje y confirmar que el mismo no ha sido alterado desde que fue firmado por el originador.”

 

Cabe mencionar que existen muchas más definiciones, pero por el momento, estás serán las más empleadas por los usuarios y obligados a presentar facturación electrónica. Hay que recordar que habrá una reglamentación a finales del 2019 para el 30% restante de las empresas que aún no facturan electrónicamente.

 

Uno de los objetivos de la entidad con esta nueva actualización es finalizar el año con más del 70% de los contribuyentes facturando electrónicamente. Se debe tener presente que la factura electrónica inició desde el primero de septiembre de 2018 pero fue solo en enero del 2019 que se dio completa implementación para Grandes Contribuyentes.

 

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