08 Nov Tiempo promedio de conservación de la información contable
Como en todas las empresas, organizaciones y sitios de trabajo, es fundamental conservar la información que se maneja en ellas. La contaduría no es la excepción sobre todo por la importancia que tienen todos los soportes, libros de contabilidad y toda la información contable.
Sin embargo, esta información también tiene un grado de vigencia y aunque se encuentre guardada y respaldada hay que saber que esta tiene un tiempo determinado para su conservación. Cabe mencionar que no toda la información que se resguarda en libros, archivos y demás debe ser eliminada, pues esto depende de los conceptos y si puede servir en el futuro.
Por ejemplo, el Oficio 220-017568 del 2017 establece en el artículo 28 del Código de Comercio que “los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.”
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A su vez, la actual normatividad, justamente en el Decreto 805 del 24 de abril de 2013 (que modifica el artículo 56 del Código de Comercio) determina que el comerciante deberá llevar los libros de comercio de forma electrónica, “incluso, prevé la posibilidad de que las cámaras de comercio presten el servicio de archivo y custodia de los libros de comercio que se lleven en dicho medio.”
No obstante, para la información relacionada con efectos fiscales, el tratamiento se hará de acuerdo con lo estipulado en los artículos 632 del Estatuto tributario (E.T) y 46 de la Ley 962 de 2005 (modificado por el artículo 304 de la Ley 1819 de 2016) allí se explica que “las personas naturales o entidades obligadas a llevar contabilidad deberán conservar, hasta que se cumpla el término de firmeza de la declaración tributaria correspondiente”.
- En ese orden de ideas, los documentos serían:
1. Libros de contabilidad, entre los que se encuentran los siguientes (consulte nuestro editorial Libros obligatorios de contabilidad para efectos fiscales):
2. Libro diario, en el que se registran los movimientos que diariamente realiza la entidad o persona natural obligada a llevar contabilidad.
3. Libro mayor, en el que se trasladan los saldos de las cuentas al final de mes.
4. Libro de inventarios, en el que se lleve el control de las mercancías.
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5. Comprobantes de orden interno y externo que dieron origen a los registros contables.
6. Medios magnéticos que contengan la información, cuando la contabilidad se lleve en computador.
7. Prueba de consignación de las retenciones en la fuente practicadas en calidad de agente retenedor.
8. Copia de las declaraciones tributarias presentadas, así como de los recibos de pago correspondientes.