La nómina electrónica y el camino hacia la integración digital
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La nómina electrónica y el camino hacia la integración digital

Luego de la puesta en marcha de la facturación electrónica, la Dian emitió la resolución para implementar la nómina electrónica. De esta manera, las empresas del país avanzan hacia la integración digital de sus principales procesos administrativos.

Así, desde el pasado 11 de febrero quedó reglamentada la Resolución 000013, con la cual se incorpora el documento de nómina electrónica al sistema de facturación. Este documento representa el soporte de pago de salarios a los empleados de las empresas y su creación se da acorde a los establecido en el parágrafo 6 del artículo 606-1 del Estatuto Tributario.

El documento de nómina electrónica constituye los costos y deducciones en el impuesto de renta y lo correspondiente a descuentos en IVA, si aplica. Esto se da ya que contiene el soporte de pago y refleja las notas de ajuste que derivan del pago de la nómina.

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Así las cosas, tanto el soporte de pago como las notas de ajustes tendrán que ser transmitidas a la Dian, de forma independiente por cada trabajador. Posteriormente será la entidad tributaria la responsable de aprobar o rechazar el documento.

Puntos clave de la nómina electrónica

  1. Responsables: Aquí entran los contribuyentes del impuesto de renta que realicen pagos en cuentas por motivos de una vinculación laboral.
  2. Frecuencia: Los obligados deberán transmitir a la Dian el soporte de nómina electrónica de forma mensual. Esto es independiente de los momentos de pago del responsable (quincenal, semanal, etc).
  3. Transmisión: el documento de nómina deberá enviarse dentro de los primeros 10 días del mes siguiente al que corresponde el pago en cuestión.
  4. Habilitación: el proceso de habilitación de la plataforma de la Dian comienza a partir del 31 de mayo de 2021.
  5. Plazos de implementación: según el tipo de empresa, la nómina electrónica tendrá su puesta en marcha entre el 1 de julio y el 1 de diciembre de 2021.

¿Qué información debe llevar el soporte?

  1. El documento debe llevar el nombre “documento soporte de pago de nómina electrónica.
  2. Debe tener el nombre o razón social y NIT del emisor. Así también, debe incluir el nombre y cédula del beneficiario del pago de nómina.
  3. Incluir el Código Único de Nómina Electrónica (Cune). Este es un código alfanumérico generado por el sistema.
  4. Incluir un número que corresponda a un sistema interno de numeración.
  5. Contenido y valores devengados de nómina; descuentos y concepto de los valores deducidos, y la totalización de pagos y descuentos.
  6. El contenido del Anexo técnico documento soporte de pago de nómina electrónica, establecido en el artículo 20 de la Resolución 000013 de 2021.
  7. Aclarar el medio utilizado para el pago de nómina.
  8. Fecha y hora de generación del soporte de pago.
  9. Firma digital del emisor del soporte de pago.
  10. Razón social o nombres y NIT del proveedor de soluciones tecnológicas.

Vale la pena aclarar que los contribuyentes del régimen simple quedan exonerados de la obligación a emitir el soporte de nómina electrónica. Para ampliar la información, te invitamos a consultar la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021 aquí.