11 Jun Sanciones relacionadas con la contabilidad
La base de la tributación en Colombia está determinada por los ingresos de los contribuyentes. Estos ingresos permiten que se genere la renta líquida, pero para ello es necesario que se apliquen los gastos, los costos, los deducibles y los descuentos vigentes.
Los artículos 772 y 773 del Estatuto Tributario enuncian las condiciones mínimas para que la Administración Tributaria acepte como medio de prueba la contabilidad a un contribuyente.
En estos artículos se muestra cómo se deben llevar a cabo los hechos económicos del contribuyente, además permite que la Administración Tributaria pueda determinar irregularidades que se presenten en la misma para así ejecutar multas y sanciones.
Como la contabilidad sirve tanto para probar los hechos económicos del contribuyente, como para que la administración tributaria pueda determinar sanciones relativas a la forma como se lleva la misma.
En caso de encontrarse inconsistencias, las multas y las sanciones pueden llegar incluso a producir el cierre del establecimiento.
Artículo 654 – Hechos irregulares en la Contabilidad
Se presentan hechos irregulares cuando la Administración evidencia las siguientes situaciones:
- No tener registrados los libros principales de contabilidad, si hubiere obligación de registrarlos
- No exhibir los libros de contabilidad, cuando las autoridades tributarias lo exigieran
- Llevar doble contabilidad
- No llevar los libros de contabilidad en forma que permitan verificar o determinar los factores necesarios para establecer las bases de liquidación de los impuestos o retenciones.
- Cuando entre la fecha de las últimas operaciones registradas en los libros, y el último día del mes anterior a aquel en el cual se solicita su exhibición, existan más de cuatro () meses de atraso. Concordancia Artículos 1.6.1.1.10 y 1.6.1.17.3 DURT 1625 de 2016.
Artículo 665 – Sanción por Irregularidades en la contabilidad
Este artículo menciona lo que sucede cuando en los hallazgos de la revisión contable se evidencian valores que no tienen los soportes adecuados, tales como facturas que cumplan con requisitos de deducibilidad por causación de costos y gastos cuyo rechazo genere una corrección de la liquidación privada.
Sin perjuicio del rechazo de los costos, deducciones, impuestos descontables, exenciones, descuentos tributarios y demás conceptos que carezcan de soporte en la contabilidad, o que no sean plenamente probados de conformidad con las normas vigentes, la sanción por libros de contabilidad será del medio por ciento (0.5%) del mayor valor entre el patrimonio líquido y los ingresos netos del año anterior al de su imposición, sin exceder de 20.000 UVT.
Además, cuando la sanción a que se refiere el presente artículo, se imponga mediante resolución independiente, previamente se dará traslado del acta de visita a la persona o entidad a sancionar, quien tendrá un término de un (1) mes para responder.
Parágrafo. No se podrá imponer más de una sanción pecuniaria por libros de contabilidad en un mismo año calendario, ni más de una sanción respecto de un mismo año gravable
Artículo 657 – Sanción de clausura del establecimiento
La Administración Tributaria podrá imponer la sanción de clausura o cierre del establecimiento de comercio, oficina, consultorio y, en general, del sitio donde se ejerza la actividad, profesión u oficio, mediante la imposición de sellos oficiales que contendrán la leyenda «Cerrado por evasión» aplicando los siguientes numerales según corresponda cada caso.
- Por un término de tres (3) días, cuando no se expida factura o documento equivalente estando obligado a ello, o se expida sin los requisitos establecidos en los literales b), c),d),e),f)o g) del artículo 617 del estatuto tributario (información del adquirente número consecutivo echa, descripción del bien, valor total)
- Por un término de tres (3) días, cuando se establezca que el contribuyente emplea sistemas electrónicos de los que se evidencie la supresión de ingresos, lleva doble contabilidad, doble facturación o que una factura o documento equivalente expedido por el contribuyente, no se encuentra registrado en la contabilidad ni en las declaraciones tributarias.
- Por un término de treinta (30) días, cuando las materias primas, activos o bienes que forman parte del inventario, o las mercancías recibidas en consignación o en depósito, sean aprehendidas por violación al régimen aduanero vigente, en este evento, la sanción se aplicará en el mismo acto administrativo de decomiso y se hará efectiva dentro de los dos (2) días siguientes a la fecha de firmeza de este, la clausura se acompañará de la imposición de sellos oficiales que contengan la leyenda CERRADO POR EVASIÓN Y CONTRABANDO, esta sanción no será aplicable al tercero tenedor de buena fe, siempre y cuando ello se pruebe.
- Por un término de tres (3) días, cuando el agente retenedor o el responsable del régimen común del impuesto sobre las ventas o del impuesto nacional al consumo, o el responsable del impuesto nacional a la gasolina y al ACPM, o del impuesto nacional al carbono, se encuentre en omisión de la presentación de la declaración o en mora de la cancelación del saldo a pagar, superior a tres (3) meses contados a partir de las fechas de vencimiento para la presentación y pago establecidas por el gobierno Nacional. No habrá lugar a la clausura del establecimiento para aquellos contribuyentes cuya mora se deba a la existencia de saldos a favor pendientes de compensar, siempre que se hubiere presentado la solicitud de compensación en los términos establecidos por la ley; tampoco será aplicable la sanción de clausura, siempre que el contribuyente declare y pague. Los eximentes de responsabilidad previstos en el artículo 665 de este estatuto.
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Artículo 571 – 1 Retención de mercancías a quienes compren sin factura
Anteriormente la policía fiscal y aduanera podía retener la mercancía a quienes no presentaran en el momento de registro la factura correspondiente, pero por tratarse de un tenedor de buena fe esta instrucción fue declarada inexequible.
Sigue vigente que al momento de evidenciar por el funcionario de la administración tributaria o la policía fiscal y aduanera, que un comprador no recibió la factura correspondiente o el documento equivalente, puede cerrar el respectivo establecimiento que realizo la venta por evasión.
Artículo 528 – 1 Sanción a administradores y representantes legales
Todo acto de evasión comprobado acarreará sanciones a los administradores y representantes legales, siempre y cuando las irregularidades en la contabilidad estén plenamente probadas.
La sanción impuesta al contribuyente será del 20%, sin que exceda las 4.100 UVT. Dicha sanción será propuesta y discutida dentro del mismo expediente.
Artículo 658 –2 Sanción por evasión pasiva
Los contribuyentes que realicen pagos por conceptos relacionados con su actividad y no los registren o relacionen en sus declaraciones como costo o gasto y tampoco lo informen a la administración, serán sancionados por no informar los pagos a terceros. Esta sanción aplicará sobre los valores no registrados como ingreso.
Sin perjuicio de la competencia general para aplicar sanciones administrativas y de las acciones penales que se deriven por tales hechos, la sanción prevista en este artículo se podrá proponer, determinar y discutir dentro del mismo proceso de imposición de sanción o de determinación oficial que se adelante contra el contribuyente que no declaro el ingreso.
Artículo 658 – 3: Sanciones relativas al incumplimiento en la obligación de inscribirse en el RUT y obtención del NIT
A pesar de la coordinación con la cámara de comercio para el registro oportuno del NIT o RUT es responsabilidad del contribuyente realizar en forma definitiva el trámite.
La no terminación del trámite y la no inscripción genera las siguientes sanciones:
- Sanción por no inscribiere en el registro único tributario, RUT, antes del inicio de la actividad, por parte de quien esté obligado a hacerlo. Se impondrá la clausura del establecimiento, sede, local, negocio y oficinas, por el término de un (1) día por cada mes o fracción de mes de retraso en la inscripción, o una multa equivalente a una (1) UVT por cada día de retraso en la inscripción, para quienes no tengan establecimiento, sede, local, negocio y oficina.
- Sanción por no exhibir en un lugar visible al público la certificación de la inscripción en el registro único tributario RUT, por parte del responsable del régimen simplificado del IVA, se impondrá una multa equivalente a diez (10) UVT
- Sanción por no actualizar la información dentro del mes siguiente al hecho que genera la actualización, por parte de las personas o entidades inscritas en el Registro Único Tributario RUT. Se impondrá una multa equivalente a un (1) UVT por cada día de retraso en la actualización de la información, cuando la desactualización del RUT se refiera a la dirección o la actividad económica del obligado, la sanción será de dos (2) UVT por cada día de retraso en la actualización de la información.
- Sanción por informar datos falsos, incompletos o equivocados, por parte del inscrito o del obligado a inscribirse en el registro único tributario, RUT. se impondrá una multa equivalente a cien (100) UVT.
Estas sanciones no tienen ningún beneficio tributario, por lo tanto los contribuyentes deben monitorear constantemente los cambios o actualizaciones de las obligaciones a cumplir, para no incurrir en alguna práctica ilegal sujeta de sanción o cierre del establecimiento.