El CTCP aclara si Excel es apto para llevar la contabilidad

El CTCP aclara si Excel es apto para llevar la contabilidad

Excel es una de las herramientas más importantes para los Contadores Públicos, economistas y financieros. No hay que asegurar que solo estas profesiones la utilizan, pero sí es cierto que las carreras afines con los números, la consideran como la principal en sus funciones diarias. 

 

Excel se distingue de todos los programas ofimáticos (de oficina y de informática) porque este trabaja con datos numéricos. La información que se integra en Excel permite realizar cálculos aritméticos básicos y también aplicar funciones matemáticas de mayor complejidad y hasta hacer funciones estadísticas.

 

Dentro del ejercicio contable, es necesaria esta herramienta al igual que muchas otras. Sin embargo, los lineamientos técnicos que deberán acatar las empresas, personas jurídicas o personas naturales son dispuestos por las Normas de Información Financiera.  

 

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De acuerdo con las normas relativas a los libros, comprobantes y soportes de contabilidad, es fundamental revisar si Excel es el programa adecuado para la generación de estos. Ante la duda, el Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) hizo referencia al Decreto 2420 de 2015 donde se establece que “para garantizar un proceso contable eficiente, la entidad debe cumplir con los requerimientos técnicos de las Normas de Información Financiera respecto al reconocimiento, medición y revelación de los hechos económicos.”

 

A su vez, el Concepto 991 de noviembre de 2018 indicó que respecto a la manera de ingresar o presentar información, “se aceptan como procedimientos de reconocido valor técnico contable, además de los medios manuales, aquellos que sirven para registrar las operaciones en forma mecanizada o electrónica, para los cuales se utilicen máquinas tabuladoras, registradora, contabilizadoras, computadores o similares.”

 

En el mismo Concepto se pone de ejemplo, una propiedad horizontal y el uso de hojas de cálculo de Excel para llevar su contabilidad, a lo que responden que esto se puede hacer siempre y cuando la contabilidad y los libros de contabilidad cumplan con las normas vigentes y que en la evaluación de control interno realizada por el Revisor Fiscal de la copropiedad no encuentre riesgos de incorrección manual. 

 

El CTCP aprovechó para reiterar el uso correcto de las contabilidades, por lo que señaló los artículos 123, 124 y 128 del Decreto 2649 de 1993 donde se determinan las principales normas para la contención de contabilidad. A continuación #TeContamos cuáles son: 

 

Comprobantes de contabilidad y libros de contabilidad: 

Según los artículos del Decreto 2649, todas las partidas asentadas en los libros tendrán que ser avaladas por comprobantes de contabilidad, asimismo, estos comprobantes deben ir previamente numerados indicando el día de su preparación, origen, descripción, cuantía de las operaciones, cuentas afectadas y quién lo elaboró. Finalmente, guardar la correspondencia con los asientos en los libros auxiliares y donde se registren en orden cronológico. 

 



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