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¿Cuáles documentos equivalen a la factura de venta?

Con la emisión de la Resolución 000042 de 2020, la DIAN estableció las disposiciones necesarias para la facturación electrónica. Además se incluyeron las especificaciones relacionadas con los documentos equivalentes a factura de venta.

Estos son 13 documentos, los cuales dan cumplimiento con lo exigido en el artículo 617 del Estatuto Tributario, relacionado con los requisitos de la factura de venta. Entre ellos están:

  • Tiquete de máquina registradora con sistema POS
  • Boleta de ingreso a cine
  • Tiquete de transporte de pasajeros
  • Extractos
  • Tiquete de transporte aéreo
  • Documento en juegos localizados
  • Documento expedido para el cobro de peajes
  • Documentos de operaciones de la bolsa agropecuaria y otro commodities
  • Documento expedido para los servicios públicos domiciliarios
  • Boleta de ingreso a espectáculos públicos
  • Documento equivalente electrónico

A continuación te presentamos el detalle de los más comunes:

Tiquete de máquina registradora con sistema POS

Los sujetos obligados a facturar podrán entregar el tiquete emitido por la máquina registradora, a menos que el comprador exija la factura electrónica. Igualmente, el documento debe cumplir con las siguientes características:

  • Debe contar con la denominación expresa de POS
  • Incluir apellido, nombre o razón social y NIT del vendedor.
  • El documento debe discriminar el IVA y el INC de las bolsas plásticas por cada uno de los bienes y/o servicios vendidos.
  • Contener la numeración consecutiva, vigente y aprobada por la DIAN.
  • Indicar fecha y hora de expedición.
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  • Señalar la descripción de los bienes vendidos y/o servicios prestados: cantidad, unidad de medida y código que permita su identificación.
  • Señalar el valor total de la operación.
  • Definir su calidad como agente retenedor del IVA y autorretenedor del impuesto de renta: gran contribuyente o contribuyente del SIMPLE.
  • Datos del desarrollador del programa POS.

Es importante aclarar que este documento será válido como soporte para deducciones en renta y para el descuento en IVA para el adquiriente hasta el 1 de noviembre de 2020.

Boletas de cine

Las boletas de cine equivalen a factura de venta para los operadores de salas cinematográficas, toda vez que cumplan las siguientes características:

  • Debe contar con la denominación de boleta de cine.
  • Contener los datos del emisor de la boleta: apellidos, nombre o razón social y NIT.
  • Contar con un sistema interno de numeración consecutiva.
  • Señalar la hora y fecha de la emisión.
  • Indicar el detalle de la sala de exhibición: nombre o número, número de sillas. Debe tener también la dirección.
  • Debe tener el nombre de la película que será proyectada.
  • En los casos que la boleta sea generada por un sistema informático, contener los datos del desarrollador: apellidos, nombres o razón social y NIT.
  • Presentar la discriminación de IVA y del INC de bolsas plásticas, según el caso.

Extracto

Este equivalente a factura de venta lo podrán emitir los responsables correspondientes a sociedades fiduciarias y fondos de inversión colectiva. Fondos de capital privado, fondos de inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores de pensiones y de cesantías.

El extracto debe contener los siguientes requisitos:

  • Debe figurar el nombre de extracto.
  • Nombres o razón social y NIT , o en su defecto, el número de identificación de quien presta el servicio.
  • Contar con la numeración consecutiva.
  • Fecha de la emisión del extracto.
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  • Detalle del servicio prestado.
  • Discriminación del IVA, según corresponde.
  • Valor total de la operación.
  • Definir el tipo de agente retenedor del IVA, autorretenedor o gran contribuyente, según sea el caso.
  • En el caso de que el extracto sea emitido por un software, este debe contener los nombres o razón social y NIT de su desarrollador.

Documento equivalente electrónico

Este documento, contemplado en el Decreto 1625 de 2016, será desarrollado por la DIAN, quedando sujeta su implementación hasta antes del 30 de junio de 2021. Por su parte, los obligados a facturar deben conservar una copia del documento en formato físico o electrónico.

Por último, la DIAN aceptará sólo el 30% del total de los costos y gastos deducibles, soportados con formatos diferentes a la factura electrónica a partir de 2020. Esto quiere decir que la entidad rechazará el 70% de los costos y gastos no soportados con factura electrónica.

Dicho rechazo se irá incrementando de forma progresiva hasta el 2023, hasta llegar a la obligación de soportar el 100% de costos y gastos mediante factura electrónica.