3 secretos para una buena gestión de las vacaciones en tu empresa

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3 secretos para una buena gestión de las vacaciones en tu empresa

La gestión de las vacaciones es necesaria para que los empleados tengan un tiempo libre, determinado por ley, y puedan utilizarlo como prefieran. Para ello, una eficiente gestión de vacaciones es necesaria dentro de cualquier organización, dado que está recae directamente sobre el ambiente laboral, la producción y en todo lo relacionado con la economía de la empresa. 

Una buena preparación y organización

Para poder llevar una buena gestión de vacaciones de los empleados, es imperativo estar preparado, es decir, prevenir lo que pueda estar por venir, con normas claras desde el inicio. Saber con exactitud cómo realizar este cálculo es la única forma en que todos pueden conocer el tiempo reglamentario al que tienen derecho según los términos de su contrato, y mantener de esta forma un grato ambiente laboral, sin discriminaciones ni malos entendidos. 

Examinar el balance de vacaciones de tu equipo 

Lo primordial para toda organización es que los empleados puedan disfrutar de las vacaciones que les corresponden por derecho, y la clave para ello es tener especial atención a quienes tengan mucho tiempo libre pendiente y evitar, en cierta manera, el traspaso de las vacaciones. A pesar de ello, la organización de este tipo de trabajos no es nada sencillo, aún más cuando se debe realizar en fechas como diciembre o a mitad del mes de agosto.

Establecer un plazo mínimo 

Cuando se trabaja con herramientas modernas y políticas eficientes, se logra planificar muy bien el pago a tiempo de las vacaciones, lo que se traduce también en la eficiencia de todos los procesos similares. El plazo para hacer una buena gestión dependerá de las normas de la empresa y del tamaño de la misma, pero siempre se puede aplicar con un mes de anticipación, así la organización tendrá tiempo de hacer por adelantado el resultado de las ausencias.

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 En el sentido de hacer una buena gestión de vacaciones y ausencias para las empresas, la ley que rige en España relacionado a esto, establece que cada trabajador o empleado tienen la necesidad de estar al tanto de las fechas que corresponden a su descanso, siempre notificado con antelación de al menos dos meses, procesados antes del disfrute. 

Cuadrar las vacaciones de tu equipo de manera efectiva

La manera más simple de tener un equipo organizado, es que siempre los empleados estén informados de cuándo pedir su tiempo libre o también llamadas vacaciones y una vez que saben todo acerca de ellas, tocará entonces que la empresa se enfoque en las normas que cada uno debe seguir para hacer cumplir su plazo, sin que existan enfrentamientos o malentendidos. 

Las empresas deben ser flexibles y transparentes con sus empleados en este sentido, y poder permitirles siempre que sea posible por supuesto, que el disfrute de sus vacaciones pueda ser similar al de su grupo familiar. 

Aclarar el orden de prioridad

La organización de una gestión de vacaciones eficiente se deriva de una planificación, que por lo general, es bastante frecuente dentro de las empresas. Y que tiene su fundamento en tres criterios principales: la antigüedad de los empleados, aquel personal que tenga hijos y por último, el sistema de rotación. Esta jerarquía hará que cada trabajador tenga claro el orden de prioridades y no se creen enfrentamientos. 

Conocer lo que establece cada convenio y contrato

Los contratos y convenios son documentos necesarios para que, entre la empresa y el trabajador existan reglas y beneficios claros para ambas partes. En este orden, el segundo de ellos ya tiene conocimiento de las normas que se aplican y en caso de dudas, siempre se podrá consultar una cláusula específica dentro del contrato colectivo, ya sea que tenga relación con el pago mínimo de días, cierre de vacaciones, entre otros. 

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El encargado de gestión de vacaciones de los empleados dentro de una compañía es el departamento de recursos humanos. Ellos deben conocer muy bien cómo calcular días de vacaciones y en caso de que estés descontento con tu saldo, puedes pedir un informe detallado de tu pago. 

Evitar errores frecuentes en la gestión de las vacaciones

Las vacaciones son un derecho al que ningún empleado puede renunciar, y sería un gran error administrativo no hacer un recuento mensual sobre los permisos y vacaciones ya disfrutadas por cada miembro de la organización, se trata de algo básico para el procesamiento de la nómina. 

Enviar correos electrónicos es una pérdida de tiempo 

Estar pendiente del personal es una idea que todo equipo de recursos humanos debe poner en marcha a la hora de realizar la gestión de las vacaciones. Una buena manera, sería enviar un correo electrónico personalizado que incluya la interrogante de cuando el empleado desearía salir de vacaciones. Aunque para algunos pueda no ser muy ventajoso dado que puede ser una fecha que ya haya sido apartada por otro empleado y RR.HH deba empezar todo el proceso de nuevo. 

Utilizar las herramientas adecuadas

Este control de gestión es llevado a cabo por el departamento de RR.HH y sin importar si se trata de un negocio grande o pequeño, es una tarea que suele tomar mucho tiempo, por eso, seguir utilizando herramientas digitales obsoletas es perder el tiempo. Un software de gestión de las vacaciones es una mejor idea y más eficiente.