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Reuniones improductivas: un mal hábito muy común

2 marzo, 2018

 

Las reuniones laborales tienen como objetivo mejorar los procesos organizacionales, definir nuevos objetivos y presentar resultados. No obstante, cuando un empleado tiene varias reuniones en la misma semana, su productividad disminuye, ya que se concentra más en la presentación de informes y resultados que en la verdadera ejecución de su labor.

 

Es más probable que los empleados que desarrollan cargos estratégicos y comerciales asistan a reuniones constantes durante la semana, dado que su rol es fundamental en la toma de decisiones, sin embargo, es muy común encontrar en reuniones personas con cargos que corresponden a temas asistenciales u operativos que no tienen un rol particular en la reunión. En este caso, no es necesario contar con su asistencia, pues es así como empiezan a acumularse las horas improductivas de un equipo entero de trabajo. Con leer el informe posterior a la reunión o preguntar al jefe sobre los temas más importantes, es suficiente.

 

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Por otra parte, las reuniones en las empresas se tienden a alargar más de lo que deberían. Los expertos laborales calculan que una reunión normalmente termina extendiéndose un 50% más de lo que esperado, lo que no debería ser una posibilidad, pues altera el cronograma de todos los asistentes, genera incomodidad, estrés, presión, extensión de horario y retraso en los procesos.

 

El fin de este problema parece sencillo pero necesita de consistencia y mucho valor. Lo primero que se debe tener en cuenta es que si hay una agenda definida, se debe cumplir a como dé lugar respetando los tiempos que se le otorgue a cada punto. Lo segundo, es comenzar y terminar la reunión en los horarios acordados, y lo tercero, es moderar los debates estos podrían llegar a ser los más perjudiciales si no hay alguien en la reunión que los esté controlando. Estas medidas aplican tanto para los empleados internos como para los clientes. No hay nada que moleste más a un cliente que una reunión larga e improductiva.

 

Si verdaderamente consideras que tu presencia, o la de alguien más, en una reunión es improductiva, lo mejor es tomar la decisión de no asistir y notificarlo con argumentos de valor. Que tu productividad y efectividad, o las de tu equipo, aumenten, sólo depende de la capacidad que tengas de confrontar profesionalmente el mal hábito de postergar y asistir innecesariamente a reuniones de trabajo.

 

 

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