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Firma digital en facturas electrónicas

El uso de la firma digital es obligatorio en las facturas electrónicas y aplica para otros títulos como pagarés, letras etc. Si no se utiliza, la facultad de repudio del título será posible, generando inseguridad jurídica.

La factura electrónica se implementó desde el Decreto 2242 de 2015, y con esto se creó la necesidad de utilizar la firma digital. Sirve como elemento para garantizar la autenticidad e integridad de la factura desde su expedición hasta el período legal máximo de conservación.

¿Qué es?

Se refiere a cualquier proceso electrónico que indica la aceptación de un acuerdo o un registro. Una firma digital es un tipo específico de firma electrónica.

Las firmas electrónicas típicas emplean métodos comunes de autenticación para verificar la identidad del firmante, como una dirección de email, un ID empresarial o un código PIN de teléfono.

Las firmas digitales emplean certificados para autenticar la identidad del firmante y demostrar la prueba de la firma vinculando cada firma con el documento mediante cifrado. La validación se produce mediante autoridades de certificación de confianza o proveedores de servicios de confianza.

La firma electrónica en Colombia

El Decreto 2242 de 2015 solicitó incluir la firma digital para garantizar la autenticidad e integridad de la factura electrónica y anunciaba que la firma podía pertenecer:

  • Al obligado a facturar electrónicamente.
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  • A los sujetos autorizados en su empresa.
  • Al proveedor tecnológico, cuando sea autorizado por el obligado a facturar electrónicamente para este efecto.

La Resolución 042 de 2020 ratifica la necesidad de la firma digital en la factura electrónica: 

“La firma digital del facturador electrónico de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio de la factura electrónica de venta”.

¿Cómo adquirirla?

Esto varía dependiendo de la persona que factura, según las siguientes opciones:

  • El obligado a facturar puede desarrollar su plataforma de facturación electrónica. En este caso el obligado a facturar deberá adquirir e integrar la firma digital a través de una Entidad de Certificación Digital.
  • Se factura a través de un Proveedor Tecnológico autorizado por la DIAN. En este caso, usualmente el proveedor ya está integrado con una Entidad de Certificación Digital.
    Estos proveedores incluyen el precio de la firma digital dentro del servicio de emisión de factura electrónica. En este caso, los operadores tecnológicos deben integrar las firmas digitales de alguna de las Entidades de Certificación Digital acreditadas por el ONAC en el país.
  • Se hace uso de la plataforma gratuita de la DIAN. En ese caso el obligado a facturar debe adquirir la firma digital a través de una Entidad de Certificación Digital.