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Recuerde registrar sus bases de datos antes del 31 de enero de 2018

Foto: Pixabay.

Es de carácter obligatorio que toda empresa que tenga archivos físicos o electrónicos de sus clientes, empleados, estudiantes o pacientes, haga el respectivo registro de esa información ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Los Decretos 886 de 2014 y 1074 de 2015 establecen que por más que una empresa tenga un solo empleado o cliente debe hacer el respectivo registro. Cualquier información ya sea de carácter numérica, alfabética, o fotográfica de alguna persona, esta tiene que estar legalmente registrada.

Según la Superintendencia de Industria y Comercio, actualmente se encuentra habilitada la inscripción en el RNBD de las bases de datos cuyo tratamiento efectúan:

  1. Las personas jurídicas de naturaleza privada inscritas en las Cámaras de Comercio.
  2. Sociedades de economía mixta.
  3. Las personas naturales
  4. Las entidades públicas, diferentes a las sociedades de economía mixta.
  5. Las personas jurídicas de naturaleza privada que no están inscritas en las Cámaras de Comercio.

Si antes del 31 de enero de 2018 las empresas pequeñas, medianas y grandes no han hecho este registro pueden exponerse a multas de hasta 2000 SMMLV. Además, dependiendo la circunstancia y el tipo de empresa, esta podría ser cerrada temporal o definitivamente, por lo que es importante hacer el registro con suficiente antelación para evitar inconvenientes posteriores..

Incluso, la Superintendencia de Industria y Comercio decidió aumentar el plazo, ya que antes solamente se podía hasta finales de 2017, lo que indica que no habrán prórrogas adicionales. Por tanto, las sanciones para las empresas después del 31 de enero de 2018 serán severas e inmediatas.

Es importante que los responsables de las empresas realicen estos trámites con suficiente antelación, ya que deben entregar la información completa y de forma correcta. Aunque los pasos se pueden realizar siguiendo las instrucciones en la página de la entidad, en caso de cualquier inquietud es mejor asesorarse con un experto, ya que para poder hacer el registro se debe elaborar una política de tratamiento de datos personales, por lo que es mejor elaborarla acompañado de una persona que elabore previamente los formatos y los cargue a la página.

Una vez realizado el registro, la SIC emitirá un certificado dónde se indica que los registros fueron cargados correctamente.

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