Impuestos

Procedimientos para la determinación de la retención en la fuente

El cálculo de la retención en la fuente sobre salarios se mantiene para el año gravable 2018 de acuerdo a la aplicación de los procedimientos 1 y 2 los cuales dependen del sueldo variable o fijo establecido. De esta manera, cuando el sueldo es variable el empleador deberá hacer el ejercicio de definir cada año con el empleado el procedimiento a seguir teniendo en cuenta la base más favorable.

 

En caso de encontrarse variaciones representativas en el salario, sería conveniente calcular un valor fijo semestral usando las siguientes opciones del Estatuto Tributario:

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Art. 385. Primera opción frente a la retención.

Para efectos de la retención en la fuente, el retenedor deberá aplicar el procedimiento establecido en este artículo, o en el artículo siguiente:

 

Procedimiento 1.  Con relación a los pagos *o abonos en cuenta* gravables diferentes de la cesantía, los intereses sobre cesantía, y la prima mínima legal de servicios del sector privado o de navidad del sector público, el “valor a retener” mensualmente es el indicado frente al intervalo de la tabla al cual correspondan la totalidad de dichos pagos *o abonos* que se hagan al trabajador, directa o indirectamente, durante el respectivo mes. Si tales pagos *o abonos en cuenta* se realizan por períodos inferiores a treinta (30) días, su retención podrá calcularse así:

  1. El valor total de los pagos *o abonos en cuenta* gravables, recibidos directa o indirectamente por el trabajador en el respectivo período, se divide por el número de días a que correspondan tales pagos o abonos y su resultado se multiplica por 30;
  2. Se determina el porcentaje de retención que figure en la tabla frente al valor obtenido de acuerdo con lo previsto en el literal anterior y dicho porcentaje se aplica a la totalidad de los pagos *o abonos en cuenta* gravables recibidos directa o indirectamente por el trabajador en el respectivo período. La cifra resultante será el “valor a retener”.

Cuando se trate de la prima mínima legal de servicios del sector privado, o de navidad del sector público, el “valor a retener” es el que figure frente al intervalo al cual corresponda la respectiva prima.

Art. 386. Segunda opción frente a la retención.

El retenedor podrá igualmente aplicar el siguiente sistema:

 

Procedimiento 2. Cuando se trate de los pagos *o abonos* gravable distintos de la cesantía y de los intereses sobre las cesantías, el “valor a retener” mensualmente es el que resulte de aplicar a la totalidad de tales pagos *o abonos* gravables efectuados al trabajador, directa o indirectamente, en el respectivo mes, el porcentaje fijo de retención semestral que le corresponda al trabajador, calculado de conformidad con las siguientes reglas:

 

Los retenedores calcularán en los meses de junio y diciembre de cada año el porcentaje fijo de retención que deberá aplicarse a los ingresos de cada trabajador durante los seis meses siguientes a aquél en el cual se haya efectuado el cálculo.

 

El porcentaje fijo de retención de que trata el inciso anterior será el que figure en la tabla de retención frente al intervalo al cual corresponda el resultado de dividir por 13 la sumatoria de todos los pagos *o abonos* gravables efectuados al trabajador, directa o indirectamente, durante los 12 meses anteriores a aquél en el cual se efectúa el cálculo, sin incluir los que correspondan a la cesantía y a los intereses sobre cesantías.

 

Cuando el trabajador lleve laborando menos de 12 meses al servicio del patrono, el porcentaje fijo de retención será el que figure en la tabla de retención frente al intervalo al cual corresponda el resultado de dividir por el número de meses de vinculación laboral, la sumatoria de todos los pagos *o abonos* gravables efectuados al trabajador, directa o indirectamente, durante dicho lapso, sin incluir los que correspondan a la cesantía y a los intereses sobre cesantías.

 

Cuando se trate de nuevos trabajadores y hasta tanto se efectúe el primer cálculo, el porcentaje de retención será el que figure en la tabla frente al intervalo al cual corresponda la totalidad de los pagos *o abonos* gravables que se hagan al trabajador, directa o indirectamente, durante el respectivo mes.

 

Art. 387. Modificado. L. 1607/2012,  ART. 15. Deducciones que se restará de la base de retención.

En el caso de trabajadores que tengan derecho a la deducción por intereses o corrección monetaria en virtud de préstamos para adquisición de vivienda, la base de retención se disminuirá proporcionalmente en la forma que indique el reglamento. 100 uvt mensuales.

 

El trabajador podrá disminuir de su base de retención lo dispuesto en el inciso anterior; los pagos por salud, siempre Que el valor a disminuir mensualmente en este último caso, no supere dieciséis (16) UVT mensuales; y una deducción mensual de hasta el 10% del total de los ingresos brutos provenientes de la relación laboral o legal y reglamentaria del respectivo mes por concepto de dependientes, hasta un máximo de treinta y dos (32) UVT mensuales.

 

Las deducciones establecidas en este artículo se tendrán en cuenta en la declaración ordinaria del Impuesto sobre la Renta.

 

Los pagos por salud deberán cumplir las condiciones de control que señale el Gobierno Nacional:

  1. Los pagos efectuados por contratos de prestación de servicios a empresas de medicina prepagada vigilada por la Superintendencia Nacional de Salud, que impliquen protección al trabajador, su cónyuge, sus hijos y/o dependiente.

 

  1. Los pagos efectuados por seguros de salud, expedidos por compañías de seguros vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia, con la misma limitación del literal anterior.

 

 

Parágrafo 1. Cuando se trate del Procedimiento de Retención Número dos, el valor que sea procedente disminuir mensualmente, determinado en la forma señalada en el presente artículo, se tendrá en cuenta tanto para calcular el porcentaje fijo de retención semestral, como para determinar la base sometida a retención.

 

Parágrafo 2. Definición de dependientes: Para propósitos de este artículo tendrán la calidad de dependientes:

  1. Los hijos del contribuyente que tengan hasta 18 años de edad.
  2. Los hijos del contribuyente con edad entre 18 y 23 años, cuando el padre o madre contribuyente persona natural se encuentre financiando su educación en instituciones formales de educación superior certificadas por el ICFES ‘ o la autoridad oficial correspondiente; o en los programas técnicos de educación no formal debidamente acreditados por la autoridad competente.
  3. Los hijos del contribuyente mayores de 23 años que se encuentren en situación de dependencia originada en factores físicos o psicológicos que sean certificados por Medicina Legal.
  4. El cónyuge o compañero permanente del contribuyente que se encuentre en situación de dependencia sea por ausencia de ingresos o ingresos en el año menores a doscientas sesenta (260) UVT, certificada por contador público, o por dependencia originada en factores físicos o psicológicos que sean certificados por Medicina Legal
  5. Los padres y los hermanos del contribuyente que se encuentren en situación de dependencia, sea por ausencia de ingresos o ingresos en el año menores a doscientas sesenta (260) UVT, certificada por contador público, o por dependencia originada en factores físicos o psicológicos que sean certificados por Medicina Legal.

 

 

Decreto 1625 de 2016.  Artículo 1.2.4.1.18. Calidad de los dependientes.

 

  1. Para efectos de la aplicación de la deducción por dependientes de que trata el artículo 387 del Estatuto Tributario, tendrán la calidad de dependientes únicamente:
  2. Año gravable 2017: valor de la UVT para el año: 2017: $31.859=$8.283.000. Año gravable 2018: $33.156 = $8.283.000
  3. A partir de la ley 1324 del 13 de julio del 2009 se transforma el Instituto Colombiano para el fomento de la Educación Superior, Icfes, cambiando su denominación a la de Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación, Icfes.
  4. Los aportes obligatorios al sistema general de salud son un ingreso no constitutivo de renta ni ganancia ocasional, según lo dispone el artículo 56 del Estatuto Tributario, modificado por la ley 1819 del 2016.
  5. La DIAN mediante el Concepto 45542 del 28 de julio del 2014, precisa que para la deducción por dependientes de los hijos de los contribuyentes que tengan entre 18 y 23 años, es posible incluir los estudios en el exterior certificados por la autoridad oficial correspondiente de ese país.
  6. La DIAN mediante el Concepto 5427 del 14 de marzo del 2017, precisa que las deducciones establecidas en el artículo 387 del estatuto tributario le son aplicables a las personas naturales a las personas naturales cuyos pagos o abonos en cuanto prevengan de honorarios y de compensación de servicios personales cuando estas no cumplan las condiciones para ser rentas no laborales de acuerdo con el artículo 340 del estatuto tributario.
  7. Para la depuración de la base de cálculo de la retención en la fuente sobre pagos o abonos en cuenta percibidos por las personas naturales por concepto de las rentas de trabajo, debe observarse lo señalado en el artículo 1.2.4.1.6 del DUR 1625 del 2016, modificado por el Decreto 2250 del 2017, especialmente su parágrafo 3º respecto de las limitantes previstas allí.

 

 

Art. 387-1. Modificado. L. 788/2002, art. 84 Disminución de la base de retención por pagos a terceros por concepto de alimentación.

Los pagos que efectúen los patronos a favor de terceras personas, por concepto de la alimentación del trabajador o su familia, o por concepto del suministro de alimentación para éstos en restaurantes propios o de terceros, al igual que los pagos por concepto de la compra de vales o tiquetes para la adquisición de alimentos del trabajador o su familia, son deducibles para el empleador y no constituyen ingreso para el trabajador, sino para el tercero que suministra los alimentos o presta el servicio de restaurante, sometido a la retención en la fuente que le corresponda en cabeza de estos últimos, siempre que el salario del trabajador beneficiado no exceda de 310 UVT. Lo anterior sin menoscabo de lo dispuesto en materia salarial por el Código Sustantivo de Trabajo.

 

Cuando los pagos en el mes en beneficio del trabajador o de su familia, de que trata el inciso anterior excedan la suma de 41 UVT, el exceso constituye ingreso tributario del trabajador, sometido a retención en la fuente por ingresos laborales. Lo dispuesto en este inciso no aplica para los gastos de representación de las empresas, los cuales son deducibles para estas.

 

Para los efectos previstos en este artículo, se entiende por familia del trabajador, el cónyuge o compañero (a) permanente, los hijos y los padres del trabajador.

 

 

Art. 388. Adicionado. L. 1819/2016, ART.18 Depuración de la base del cálculo de la retención en la fuente.

Para obtener la base de retención en la fuente sobre los pagos o abonos en cuenta por concepto de rentas de trabajo efectuados a las personas naturales, se podrán detraer los siguientes factores:

  1. Los ingresos que la ley de manera taxativa prevé como no constitutivos de renta ni ganancia ocasional.
  2. Las deducciones a que se refiere el artículo 387 del Estatuto Tributario y las rentas que la ley de manera taxativa prevé como exentas. En todo caso, la suma total de deducciones y rentas exentas no podrá superar el cuarenta por ciento (40%) del resultado de restar del monto del pago o abono en cuenta los ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional imputables. Esta limitación no aplicará en el caso del pago de pensiones de jubilación, invalidez, vejez, de sobrevivientes y sobre riesgos profesionales, las indemnizaciones sustitutivas de las pensiones y las devoluciones de ahorro pensional.

 

 

La exención prevista en el numeral 10 del artículo 206 del Estatuto Tributario procede también para los pagos o abonos en cuenta por concepto de ingresos por honorarios y por compensación por servicios personales obtenidos por las personas que informen que no han contratado o vinculado dos (2) o más trabajadores asociados a la actividad.

 

Los factores de depuración de la base de retención de los trabajadores cuyos ingresos no provengan de una relación laboral, o legal y reglamentaria, se determinarán mediante los soportes que adjunte el trabajador a la factura o documento equivalente o el documento expedido por las personas no obligadas a facturar en los términos del inciso 3 del artículo 771-2 del Estatuto Tributario.

 

Parágrafo. Para efectos de la aplicación de la tabla de retención en la fuente señalada en el artículo 383 del Estatuto Tributario a las personas naturales cuyos pagos o abonos en cuenta no provengan de una relación laboral, o legal y reglamentaria, se deberá tener en cuenta la totalidad de los pagos o abonos en cuenta efectuados en el respectivo mes.

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