Contadores

El qué, cómo, cuándo, dónde y por qué de la “auditoría ética”

La auditoría, como disciplina, puede abarcar y examinar multitud de aspectos y áreas de una empresa, por lo que, teniendo en cuenta que el componente ético va tomando cada vez más fuerza en el ámbito corporativo, no es de extrañar que ahora se esté hablando de “auditoría ética”. Esta básicamente consiste en revisar y evaluar los comportamientos, procedimientos o prácticas éticas de cualquier organización con el fin de establecer su efectividad.

 

Conoce los pasos para hacerla, qué tan amplia debe ser, con qué frecuencia debe realizarse y cómo dar a conocer los resultados de una auditoría ética; además de explorar los siete requisitos que debes tener como mínimo para que este programa sea efectivo.

 

¿Qué es una auditoría ética?

Recientemente el tema de la ética al interior de las organizaciones ha adquirido especial relieve. En la literatura empieza a considerarse el tema de efectuar auditorías al tema ético. Se suele entender que una auditoría ética es una “evaluación sistemática del programa y/o desempeño ético de una organización para determinar su efectividad”. Este concepto de auditoría ética es bastante nuevo y pocas empresas la han llevado a cabo.

 

Se espera, no obstante, que la realización de estas auditorías se generalice en tanto las legislaciones locales sean más exigentes sobre este tema. Tal es el caso de EEUU. Allí, la Comisión de Sentencias (The U.S. Sentencing Commission) ha enmendado las Pautas Federales de Sentencias para Organizaciones (FSGO) mediante las cuales un programa eficaz de cumplimiento y ética debe “ejercer la diligencia debida para prevenir, detectar e informar conductas delictivas y promover una cultura organizacional que aliente la conducta ética y el compromiso de cumplir con todas las leyes aplicables”.

 

De acuerdo con la Comisión de sentencias, hay siete requisitos mínimos para un programa de ética efectivo:

 

  1. Normas y procedimientos para prevenir y detectar conductas delictivas.
  2. Responsabilidad en todos los niveles del programa, junto con recursos adecuados del programa y autoridad para sus gerentes.
  3. Debida diligencia en la contratación y asignación de personal a puestos con autoridad.
  4. Comunicación de normas y procedimientos, incluido un requisito específico para la capacitación en todos los niveles de la organización.
  5. Monitoreo, auditoría y sistemas internos de orientación e información no sancionatorio, incluida la evaluación periódica de la eficacia del programa.
  6. Promoción del cumplimiento y conducta ética.
  7. Toma de medidas razonables para responder apropiadamente y evitar una mayor conducta indebida al detectar una violación.

 

Los anteriores requisitos deben abordarse a través de la auditoría ética.

 

Marco para una auditoría ética

 

Una auditoría ética puede abordar otras consideraciones, entre las que se cuentan las siguientes:

 

  • ¿Qué tan amplia debe ser la auditoría?
  • ¿Con qué frecuencia debe realizarse la auditoría?
  • ¿Cómo comunicará la empresa los resultados con sus electores?

 

Ahora bien, puesto que cada empresa tiene necesidades particulares, cada auditoría de ética debe ser única. No obstante, es posible plantear un marco general para una auditoría ética, según se ilustra a continuación. Dicho marco puede adaptarse por cada organización, de acuerdo con sus propias necesidades y circunstancias.

 

Paso 1 – Asegurar el compromiso de los altos directivos y el Consejo de Administración

 

Una organización actúa por medio de sus representantes y son quienes deben asumir la responsabilidad. Esencialmente, la administración y la junta directiva son responsables de la dirección de una corporación. Si no hay compromiso de los niveles superiores de una corporación, es muy poco probable que una auditoría sea exitosa.

 

Paso 2: establecer un comité para supervisar la auditoría ética

 

El comité debe consistir en miembros que estén bien informados sobre auditoría ética y provengan de varios departamentos. Puede ocurrir que las empresas no tengan empleados internos con las habilidades para trabajar en un comité de auditoría ética. En tales circunstancias, se pueden emplear servicios de consultores externos, para ayudar con la auditoría.

 

Paso 3: definir el alcance del proceso de auditoría

 

Cada organización es única y, por tanto, el alcance de cada auditoría ética diferirá de una compañía a otra. El comité debe establecer un alcance basado en los riesgos de la compañía y cómo se abordarán esos riesgos. El comité debe monitorear el progreso de la auditoría según el alcance definido.

 

Paso 4: Revisar la misión, los valores, las metas y las políticas de la organización y definir las prioridades éticas

 

En este paso, el comité debe examinar y revisar todas las políticas, procedimientos y prácticas de la compañía relacionadas con cualquier área definida en el alcance del proceso de auditoría. Todos estos elementos pueden o no estar indicados en la declaración de la misión de la compañía. En algunos casos, el comité puede encontrar áreas donde se deben establecer políticas y procedimientos actualizados. Una auditoría de ética efectiva debería revisar todas estas áreas y evaluar sus fortalezas y debilidades.

 

Paso 5: recopilar y analizar la información relevante

 

Este paso es donde se llevará a cabo la mayor parte del trabajo de auditoría. El comité debe revisar los documentos internos y externos y, lo que es más importante, recopilar comentarios de los empleados, clientes y partes interesadas a través de encuestas, por ejemplo. Como los empleados son la clave para llevar a cabo un programa de ética eficaz y para las operaciones comerciales exitosas, es crucial recopilar y comprender sus comentarios. La percepción de la compañía por parte de los clientes y las partes interesadas también es crítica, por lo que recopilar sus opiniones y pensamientos ayudará a crear y mantener la satisfacción del cliente y a mantener las expectativas de los interesados.

 

Paso 6: Verificar los resultados

 

Los resultados recolectados en el Paso 5 deben ser verificados por una fuente independiente, la cual verificará la calidad, precisión e integridad de la auditoría. Tener un tercero que verifique esta información ofrece un nivel adicional de seguridad a los interesados.

 

Paso 7: informar los hallazgos

 

El paso final del proceso es informar los hallazgos a la gerencia y al consejo de administración a través de un informe de auditoría ética. El informe podría delinear los seis pasos discutidos anteriormente e identificar lo que el comité descubrió a lo largo del proceso. En algunos casos, los hallazgos pueden ser más significativos si se combinan con algunas evaluaciones comparativas de compañías similares en la industria.

 

Beneficios de las auditorías éticas

 

Hay muchas razones por las cuales las compañías realizan una auditoría ética. En algunos casos, la administración puede simplemente querer cumplir con regulación local o la junta directiva puede alentar el cumplimiento de estas pautas. Desde una perspectiva empresarial, el proceso de auditoría puede destacar las tendencias, mejorar el aprendizaje organizacional y facilitar la comunicación y las relaciones de trabajo. Internamente, las empresas pueden evaluar sus políticas actuales y posiblemente encontrar formas de aumentar la eficiencia en sus operaciones.

 

Además, la palabra de moda en el mundo de los negocios de hoy es “transparencia”. Una auditoría ética es una forma de proporcionar a los empleados, clientes y partes interesadas una mayor transparencia. Los terceros interesados suelen desconfiar de los pronunciamientos verbales de las empresas. Una auditoría ética es verificada por un tercero y, por lo tanto, podría tener más peso que la comunicación interna de la administración.

 

 

Límites de las auditorías éticas

 

Si bien los beneficios de realizar una auditoría de ética pueden ser muchos, también existen algunas limitaciones. Muchas personas intercambian las palabras “ética” e “integridad”. Pero ¿Cómo se mide la integridad o la ética de una organización? Ciertamente, no es tan fácil medir la integridad como medir el desempeño financiero. El desempeño financiero se puede cuantificar, mientras que la integridad y la ética son aspectos subjetivos de la cultura de una empresa.

 

Algunos modelos tales como Six Sigma, Balanced Scorecard y Triple Bottom Line han sido desarrollados para capturar el desempeño ético organizacional estructural y conductual. Sin embargo, estos modelos suelen involucrar consultores externos, lo que podría resultar costoso para una organización.

 

Además, los resultados de las auditorías éticas, al revelar ciertos problemas que, una vez informados, pueden perjudicar las relaciones de empleados, clientes o partes interesadas. Incluso, puede llegarse al público en general.

 

 

Rol estratégico de la Auditoría Ética

 

La auditoría ética puede ser una herramienta de gestión útil para ayudar a una empresa a identificar iniciativas y mejoras importantes. Al identificar tales iniciativas, las empresas pueden priorizar sus recursos para enfocarse en tales ideas. La auditoría ética también puede ayudar a las empresas a cumplir sus declaraciones de misión e identificar las áreas donde puede ser necesaria la mejora de las prácticas operativas. En resumen, y quizás lo más importante, el proceso de auditoría puede demostrar el impacto positivo de la conducta ética y convencer a las personas, del valor de adaptar prácticas comerciales éticas y socialmente responsables.

 

 

Fuente: Auditool / INCP

Comentarios

Laboral

Servicios de asistencia médica

Todos los colombianos deberán tener acceso a los servicios de asistencia médica

La Corte Suprema reiteró que todas las EPS del país se encuentran en la obligación de prestar los servicios de asistencia médica a todos los pacientes que se acerquen a las instalaciones se encuentren afiliados o no.

Laboral

Trtabajadores

¿Qué puede pasar si los trabajadores no son afiliados al sistema pensional?

En Colombia, existen leyes laborales que apoyan y velan por la seguridad de los trabajadores, pertenecer al sistema pensional es una de ellas.

Contadores

Estos serían los vencimientos de los impuestos distritales para 2019

La Secretaría Distrital de Hacienda (SDH), pone a discusión pública el Proyecto de Resolución